사무실에서 하루 종일 같은 작업만 반복하다가 문득 손목이 뻐근해지는 순간이 있습니다. 엑셀에서 같은 서식을 수십 번 적용하고, 같은 문장을 복사해서 붙여넣다 보면 ‘이걸 그냥 한 번에 알아서 대신 해주는 무언가가 있으면 좋겠다’는 생각이 들지요. 그렇게 찾게 되는 것이 바로 매크로 프로그램입니다.
매크로 프로그램이란 무엇인가
매크로 프로그램은 컴퓨터에서 반복되는 작업을 자동으로 대신 수행해주는 도구를 말합니다. 사용자가 한 번 정해둔 순서를 그대로 따라 하도록 만들어 두면, 이후에는 버튼 한 번으로 같은 작업을 반복할 수 있습니다. 마치 일을 대신 처리해주는 비서처럼, 정해진 규칙 안에서 움직이며 반복 업무를 줄여주는 역할을 합니다.
핵심은 두 가지로 정리할 수 있습니다.
- 반복되는 작업을 기록한다.
- 기록된 작업을 필요할 때마다 자동으로 재생한다.
어떤 상황에서 유용한가
매크로의 장점은 ‘똑같은 일을 여러 번 해야 하는 상황’에서 가장 잘 드러납니다. 예를 들면 다음과 같은 경우입니다.
- 같은 문장을 여러 문서에 반복해서 붙여넣을 때
- 여러 화면에서 특정 버튼을 계속 눌러야 할 때
- 매번 같은 순서로 설정을 바꿔야 할 때
- 엑셀에서 같은 서식을 여러 시트나 셀에 반복 적용할 때
이런 작업을 매번 손으로 하면 시간이 많이 걸릴 뿐 아니라, 한 번쯤은 실수하기 마련입니다. 매크로는 이런 부분을 줄여 주기 때문에, 단순 반복 업무가 많은 환경일수록 효과가 큽니다.
매크로를 이해하기 위한 쉬운 비유
매크로가 감이 잘 오지 않는다면, 일상적인 장면으로 바꿔 생각해 볼 수 있습니다.
- 요리 레시피
계란프라이를 만드는 과정을 종이에 적어 두면, 그 레시피를 보는 사람은 같은 순서대로 요리를 만들 수 있습니다. 매크로도 비슷합니다. ‘어떤 프로그램에서 무엇을 클릭하고, 어떤 값을 입력할지’를 순서대로 기록해 두고, 나중에 필요할 때 그 순서를 다시 실행하는 것입니다. - 녹음기
한 번 노래를 녹음해 두면, 재생 버튼만 눌러도 같은 노래가 계속 나옵니다. 매크로도 사용자의 행동을 ‘녹음’해 두었다가 ‘재생’하는 방식이라고 보면 이해하기 쉽습니다.
매크로 프로그램을 사용하는 이유
매크로를 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
- 시간 절약 – 사람이 직접 하면 몇 분, 몇 십 분 걸리는 일을 몇 초 만에 끝낼 수 있습니다.
- 실수 감소 – 같은 작업을 반복하다 보면 클릭을 잘못하거나 데이터를 잘못 입력하는 경우가 생기는데, 매크로는 정해진 대로만 실행되기 때문에 같은 실수를 반복하지 않습니다.
- 업무 집중도 향상 – 지루한 반복 업무를 줄이고, 사람이 직접 판단해야 하는 일에 시간을 더 쓸 수 있습니다.
한 번 시간을 들여 매크로를 만들어 두면, 그 이후에는 누적되는 시간이 훨씬 더 크게 절약됩니다. 그래서 많은 회사에서 엑셀, 문서 작성, 자료 정리 작업에 적극적으로 매크로를 활용합니다.
매크로는 어떻게 만들까
매크로를 만드는 방법은 크게 두 가지로 나눌 수 있습니다.
- 녹화 방식 매크로사용자가 실제로 작업하는 과정을 그대로 따라 하면서 기록하는 방식입니다. 예를 들어, 엑셀에서 ‘매크로 기록’을 누르고 서식을 바꾸거나 데이터를 정리한 뒤, 기록을 중지하면 그 과정이 하나의 매크로가 됩니다. 이후에는 단축키나 버튼으로 같은 작업을 자동 실행할 수 있습니다. 프로그래밍을 몰라도 사용할 수 있다는 점이 장점입니다.
- 스크립트·코드 방식 매크로Visual Basic for Applications(VBA), Python 등과 같은 언어를 사용해 직접 명령을 적어 넣는 방식입니다. 조건에 따라 다르게 동작하게 하거나, 여러 프로그램을 함께 제어하는 등 좀 더 복잡한 자동화를 만들 때 사용합니다. 난이도는 높지만, 그만큼 세밀한 제어가 가능합니다.
어디에서 활용할 수 있을까
매크로는 생각보다 다양한 분야에서 활용됩니다. 몇 가지 대표적인 예를 들면 다음과 같습니다.
- 문서·사무 업무엑셀에서 반복되는 데이터 입력, 자동 합계 계산, 서식 통일, 보고서 양식 자동 채우기 등에 자주 사용됩니다. 워드나 파워포인트에서도 자주 쓰는 문구 삽입, 서식 변경 등을 자동화할 수 있습니다.
- 디자인·이미지 작업포토샵, 일러스트레이터 등에서는 여러 이미지에 같은 크기 조정, 색 보정, 워터마크 삽입 등을 반복해야 할 때 액션 기능이나 스크립트를 통해 매크로처럼 자동 처리합니다.
- 웹·소프트웨어 자동화매일 같은 사이트에서 데이터를 내려받거나, 파일을 정리하고 이름을 바꾸는 작업, 폴더를 생성하는 작업 등을 자동으로 처리할 수 있습니다. 다만, 사이트 이용약관을 위반하는 방식의 자동화는 문제가 될 수 있으므로 항상 규정을 먼저 확인하는 것이 필요합니다.
- 게임에서의 사용반복되는 사냥이나 아이템 수집을 자동으로 수행하는 매크로를 떠올리는 분도 많습니다. 하지만 다수의 온라인 게임에서는 매크로 사용을 운영정책 위반으로 간주하고 계정 정지 등의 제재를 하고 있습니다. 따라서 게임에서의 매크로 사용은 법적·정책적 문제를 일으킬 수 있다는 점을 반드시 유의해야 합니다.
사용할 때 주의해야 할 점
매크로는 편리하지만, 잘못 사용하면 불편해지거나 문제가 발생할 수 있습니다.
- 보안과 안전출처가 불분명한 매크로 파일이나, 다른 사람이 만든 매크로를 무심코 실행하면 악성 코드가 함께 동작할 수 있습니다. 특히 엑셀이나 워드의 매크로 기능을 악용한 사례가 실제로 존재하기 때문에, 믿을 수 있는 파일인지 꼭 확인한 뒤 사용해야 합니다.
- 규정·약관 준수회사 내부 시스템이나 게임, 특정 웹서비스에서는 자동화 도구의 사용을 금지하는 경우가 있습니다. 업무 환경에서는 사전에 내부 규정을 확인하고, 게임이나 서비스에서는 이용약관을 살펴본 뒤 허용 범위 안에서 사용하는 것이 안전합니다.
- 환경 변화에 대한 민감도매크로는 ‘정해진 순서’를 그대로 따르기 때문에, 화면 위치나 메뉴가 조금이라도 바뀌면 제대로 동작하지 않는 경우가 많습니다. 그래서 중요한 자동화를 만들 때는 버튼 위치만 믿기보다는, 텍스트나 객체 이름, 고유한 요소를 기준으로 동작하도록 설계하는 것이 좋습니다.
일상에서 느끼는 매크로의 효과
단순 반복 엑셀 작업을 하루에 몇 시간씩 하던 시절, 한 번은 용기를 내서 간단한 매크로를 만들어 본 적이 있습니다. 처음에는 기록 버튼을 눌렀다가, 엉뚱한 셀을 선택해 버려 다시 지우고 다시 만들기를 여러 번 반복했습니다. 몇 번의 시행착오 끝에 단축키 하나로 서식과 계산이 자동으로 적용되기 시작했을 때, 그동안 괜히 손으로 고생했다는 생각이 들었습니다.
그 이후로는 새로 맡는 업무를 볼 때마다 ‘이 중에 반복되는 부분이 있는지’부터 살펴보게 됩니다. 처음 매크로를 만들 때 드는 시간은 조금 아깝게 느껴질 수 있지만, 하루 이틀만 지나면 “이걸 안 썼으면 어땠을까” 싶을 정도로 차이가 느껴지는 경우가 많습니다. 작은 반복 업무부터 하나씩 자동화해 보면, 매크로가 왜 유용한 도구인지 자연스럽게 체감하실 수 있을 것입니다.