업무 중에 갑자기 “이 PDF를 워드 파일로 좀 바꿔줄 수 있냐”는 말을 들었을 때, 막막했던 기억이 한 번쯤은 있으실 것입니다. 급하게 온라인 사이트를 검색해 변환했더니 줄 간격이 흐트러지고, 표가 엉망이 되어 다시 손으로 수정하느라 더 많은 시간을 쓴 적도 있습니다. 그 후로는 상황에 따라 다른 방법을 골라 쓰게 되었고, 어떤 방식이 언제 편한지 조금씩 감이 잡히기 시작했습니다.
온라인 PDF 변환 도구 활용하기
별도 프로그램 설치 없이 웹사이트에서 바로 변환하는 방법입니다. 인터넷만 연결되어 있다면 브라우저에서 곧바로 PDF를 워드(.docx)로 바꿀 수 있어 가장 많이 사용되는 방식입니다.
온라인 PDF 변환 도구의 장점과 단점은 다음과 같습니다.
- 장점
- 프로그램 설치가 필요 없어 바로 사용 가능함
- 인터페이스가 단순해 처음 사용하는 사람도 금방 적응함
- 기본 기능은 대부분 무료 제공
- PDF to Word 외에도 Word to PDF, 이미지 변환 등 다양한 기능 제공
- 단점
- 인터넷에 파일을 업로드해야 하므로 기밀 문서에는 사용을 피하는 것이 안전함
- 복잡한 서식, 여러 개의 표, 다단 편집 등이 있는 PDF는 레이아웃이 흐트러질 수 있음
- 무료 버전은 파일 용량 제한이나 일일 변환 횟수 제한이 있을 수 있음
일반적인 온라인 변환 도구의 사용 방법은 거의 비슷합니다.
- 웹사이트에 접속한 뒤 ‘PDF to Word’ 메뉴를 선택합니다.
- 변환할 PDF 파일을 드래그해서 올리거나 ‘파일 선택’ 버튼으로 업로드합니다.
- ‘변환’ 또는 ‘시작’ 버튼을 클릭해 변환을 진행합니다.
- 변환이 끝나면 워드 파일(.docx)을 다운로드합니다.
민감하지 않은 자료, 예를 들어 안내문, 간단한 보고서, 강의 자료 등은 온라인 도구를 이용해 빠르게 변환하고, 필요하면 워드에서 조금만 정리해 사용하는 방식이 효율적입니다.
Microsoft Word로 직접 열어 변환하기
Microsoft Word 2013 이후 버전(Word 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 등)에서는 PDF 파일을 직접 열면 자동으로 워드 문서로 변환해 주는 기능을 제공합니다. 별도 변환 프로그램을 설치할 필요가 없다는 점이 가장 큰 장점입니다.
- 장점
- 추가 프로그램 설치 없이 Word만 있으면 사용 가능함
- 파일이 PC 안에서만 처리되므로 온라인 업로드에 대한 보안 걱정이 상대적으로 적음
- 변환 직후 바로 동일한 프로그램에서 수정·편집이 가능함
- 단점
- Word 2013 이상 버전에서만 사용 가능함
- 복잡한 레이아웃(다단, 텍스트 상자, 여러 개의 이미지 등)은 변환 후 일정 부분 수정을 거쳐야 함
사용 방법은 다음과 같습니다.
- Microsoft Word를 실행합니다.
- 상단 메뉴에서 ‘파일’ → ‘열기’를 선택합니다.
- 변환하려는 PDF 파일을 선택하고 ‘열기’를 클릭합니다.
- PDF를 편집 가능한 워드 문서로 변환하겠다는 안내 창이 뜨면 ‘확인’을 누릅니다.
- 열린 문서를 ‘파일’ → ‘다른 이름으로 저장’에서 .docx 형식으로 저장합니다.
회사 내부 문서나 외부 반출이 어려운 자료처럼 보안이 중요한 경우에는, 가능하면 이런 오프라인 방식으로 변환하는 것이 훨씬 안심이 됩니다.
Google Docs로 텍스트 위주 문서 변환하기
Google 계정만 있다면 Google Drive와 Google Docs를 이용해 무료로 PDF를 워드 파일 형식으로 변환할 수 있습니다. 특히 텍스트 위주의 문서나 양식이 단순한 자료에서 유용합니다.
- 장점
- 완전 무료로 사용 가능함
- 브라우저만 있으면 어디서나 접근 가능함
- 텍스트 중심 PDF의 경우 글자를 비교적 깔끔하게 가져올 수 있음
- 단점
- 표, 복잡한 서식, 이미지 배치 등은 원본과 다르게 깨질 가능성이 높음
- 디자인이나 레이아웃을 유지하기보다는 “텍스트 추출”에 더 가깝게 작동하는 경우가 많음
Google Docs를 이용해 변환하는 일반적인 과정은 다음과 같습니다.
- 브라우저에서 Google Drive에 접속해 로그인합니다.
- ‘새로 만들기’ → ‘파일 업로드’를 눌러 PDF 파일을 업로드합니다.
- 업로드된 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 ‘연결 앱에서 열기’ → ‘Google 문서’를 선택합니다.
- PDF 내용이 Google 문서로 열리면 필요한 부분을 수정합니다.
- 상단 메뉴에서 ‘파일’ → ‘다운로드’ → ‘Microsoft Word(.docx)’를 선택해 저장합니다.
개인적으로는 스캔된 문서보다는, 글자가 원래부터 텍스트로 포함된 PDF에서 더 좋은 결과를 얻었습니다. 표나 복잡한 서식이 거의 없는 계약서 초안, 안내문, 매뉴얼 일부를 텍스트만 뽑아 재정리할 때 유용했습니다.
상황에 따른 방법 선택 팁
실제로 업무를 하다 보면 “어떤 방법이 가장 좋다”라기보다는, 상황에 맞춰 고르는 것이 중요합니다. 간단히 정리하면 다음과 같습니다.
- 최대한 빨리, 간단한 문서를 변환해야 할 때
- 온라인 변환 도구를 사용해 빠르게 PDF를 워드로 바꾸고, 필요 시 약간만 손보는 방식이 효율적입니다.
- 보안이 중요한 내부 문서일 때
- Microsoft Word에서 직접 여는 방식처럼, 로컬 PC에서 처리되는 방법을 우선적으로 고려하는 것이 좋습니다.
- 텍스트 내용만 필요하고, 서식은 크게 중요하지 않을 때
- Google Docs로 열어 텍스트를 추출한 뒤, 새롭게 문서를 구성하는 편이 오히려 빠를 수 있습니다.
PDF 원본이 복잡할수록 어느 방법을 쓰더라도 100% 똑같이 옮겨지기는 어렵습니다. 변환 후에는 최소한 한 번은 원본과 나란히 놓고 제목, 표, 각주, 이미지 위치 등을 눈으로 확인하며 정리하는 습관을 들이면 나중에 실수를 줄이는 데 도움이 됩니다.