처음 라인웍스를 도입했을 때, 사내 메신저 정도로만 생각했다가 프로젝트 하나를 끝내고 나서야 이 도구의 진짜 강점을 체감하게 된 경우가 많습니다. 특히 팀원이 재택, 외근, 본사·지점 등으로 흩어져 있는 환경이라면, “메신저 + 캘린더 + 드라이브 + 업무관리”가 한 번에 묶여 있다는 게 어떤 의미인지 금방 느끼게 됩니다. 아래에서는 처음 시작할 때 놓치기 쉬운 부분과 실제 업무에서 많이 쓰이는 기능 위주로 정리해보겠습니다.
기본 설정과 첫 시작
라인웍스(LINE WORKS)는 네이버가 서비스하는 업무용 협업 도구로, 웹 브라우저와 PC 프로그램, 모바일 앱에서 모두 사용할 수 있습니다. 보통은 관리자가 회사를 등록하고 구성원 계정을 만들어주거나, 초대 메일·링크를 통해 가입하게 되는 방식으로 시작합니다.
계정 생성 후에는 다음과 같은 순서로 기본 세팅을 하면 업무에 바로 활용하기 좋습니다.
- 프로필 정보 입력: 이름, 직책, 부서, 내선번호, 사진 등을 등록해 두면 조직도와 채팅 목록에서 누구인지 바로 알아보기 쉽습니다.
- 상태 메시지 설정: “회의 중”, “외근 중”, “재택근무” 등 간단한 상태를 표시해 두면 불필요한 연락을 줄이는 데 도움이 됩니다.
- 알림 환경 정리: 모바일 푸시, PC 알림, 이메일 알림을 업무 스타일에 맞게 조정해 두는 것이 좋습니다. 특히 퇴근 시간 이후에는 방해 금지 시간대를 설정하는 경우가 많습니다.
채팅과 공지로 소통 정리하기
라인웍스의 중심은 역시 채팅입니다. 개인 간 1:1 대화부터 프로젝트 단위의 그룹 채팅, 팀·부서 채팅까지 단계별로 나누어 운용할 수 있습니다.
- 1:1 채팅: 빠르게 확인해야 하는 요청이나 간단한 질문은 1:1 채팅이 가장 효율적입니다. 파일, 사진, 문서, 링크 등을 함께 보낼 수 있고, 메시지 검색으로 과거 대화도 쉽게 찾을 수 있습니다.
- 그룹 채팅: 프로젝트별, 고객사별, 업무 주제별로 방을 만들어 두면 이후 인수인계나 회고 때 매우 유용합니다. 방 이름을 “프로젝트명_고객사_연도”처럼 규칙 있게 정하면 찾기 편합니다.
- 팀/부서 채팅: 일일 업무 공지, 간단한 보고, 공통 안내를 모아두는 공간으로 활용합니다. 팀 회의 전 안건 공유, 파일 배포 등에 많이 쓰입니다.
- 공지 기능: 회사 전체 공지나 필수 안내가 있을 때는 공지 기능을 이용해 상단 고정, 읽음 여부 확인 등을 할 수 있습니다. 중요한 내용은 채팅방에만 올리지 말고 공지 기능으로 정리하는 것이 좋습니다.
- 음성·영상 통화: 갑자기 회의가 필요할 때 채팅방에서 바로 음성·영상 통화로 전환할 수 있습니다. 화면 공유도 가능해 문서나 화면을 보면서 회의하기 좋습니다.
캘린더와 할 일로 일정 관리하기
라인웍스 캘린더는 개인 일정과 조직의 일정을 함께 보는 데에 최적화되어 있습니다. 실제로 캘린더만 제대로 써도 회의 조율 스트레스가 상당히 줄어듭니다.
- 개인·공유 캘린더: 내 일정은 비공개로 관리하되, 필요한 일정만 팀과 공유할 수 있습니다. 부서 캘린더를 만들어 회의, 휴가, 교육 일정 등을 한 번에 보기도 합니다.
- 회의 예약: 참석자를 지정하면 상대 일정과 겹치는지 확인하기 쉬워, 메일과 전화로 시간 조율하는 과정을 크게 줄여줍니다.
- 할 일(Task) 연동: 일정과 별도로 할 일을 등록해 마감일·우선순위를 지정할 수 있습니다. 개인 업무를 작은 단위로 쪼개 두고 완료 체크를 해 나가면 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있습니다.
드라이브와 앨범으로 자료 함께 쓰기
프로젝트를 진행하다 보면 파일 버전이 뒤섞이면서 혼란이 생기기 쉽습니다. 라인웍스 드라이브를 사용하면 파일을 한 곳에 모아두고, 권한을 설정해 관리할 수 있습니다.
- 드라이브: 문서, 이미지, 영상 등 각종 파일을 업로드하고 폴더별로 정리할 수 있습니다. 수정 이력이 남기 때문에, 필요하면 이전 버전으로 되돌아갈 수 있습니다.
- 공유 권한: 조직 전체 공개, 특정 부서 공개, 일부 인원 한정 공유 등으로 나눠 설정할 수 있습니다. 외부 파트너와 협업할 경우 외부용 폴더를 따로 두는 것도 좋은 방법입니다.
- 앨범: 회의 사진, 현장 사진, 결과물 샘플 등 이미지를 한 번에 모아볼 때 유용합니다. 프로젝트별 앨범을 만들어 두면 나중에 사례 정리나 포트폴리오 제작 시에도 편리합니다.
메모와 설문으로 작은 것까지 정리하기
작은 아이디어나 팀 의견 수렴도 라인웍스 안에서 해결할 수 있습니다. 자잘한 부분이지만 실제 업무에서는 사용 빈도가 꽤 높은 기능들입니다.
- 메모: 떠오르는 아이디어, 회의 중 핵심 포인트, 나중에 찾아볼 정보 등을 빠르게 기록해 둘 수 있습니다. 메모를 업무별로 분류해 두면 개인 지식 관리 도구처럼 활용할 수 있습니다.
- 설문: 회의 시간 조율, 교육 희망 주제 선택, 복지 관련 의견 수렴 등 간단한 설문을 만들 수 있습니다. 메일이나 채팅으로 각각 의견을 받는 것보다 훨씬 정리가 수월합니다.
관리자 기능으로 조직 운영하기
관리자 화면에서는 조직 전체 설정과 보안을 한 번에 관리할 수 있습니다. 인원이 많을수록 초기에 구조를 잘 잡아두는 것이 중요합니다.
- 사용자·조직 관리: 신규 입사자 계정 생성, 퇴사자 비활성화, 부서 이동에 따른 조직도 수정 등을 할 수 있습니다.
- 보안 정책: 비밀번호 규칙, 로그인 제한, 기기 등록, IP 제한 등 회사 보안 정책에 맞는 설정이 가능합니다.
- 서비스 사용 범위: 채팅, 캘린더, 드라이브 등 어떤 기능을 어느 부서까지 허용할지 세부적으로 조정할 수 있습니다.
- 통계·감사 로그: 누가 언제 어느 기능을 얼마나 사용하는지 통계를 통해 확인할 수 있고, 주요 활동에 대한 로그를 점검해 보안 사고에 대비할 수 있습니다.
업무에서 자주 쓰는 활용 팁
실제로 라인웍스를 잘 쓰는 팀을 보면 몇 가지 공통된 사용 습관이 있습니다. 복잡한 기능을 모두 익히기보다, 다음 몇 가지만 실천해도 체감 효율이 꽤 높아집니다.
- 채널 분리: 잡담, 프로젝트, 공지, 고객사별 방을 구분해서 사용하면 중요한 메시지가 묻히지 않습니다.
- 알림 정리: 모든 방 알림을 켜두기보다는, 정말 중요한 방만 푸시를 켜고 나머지는 조용한 모드로 두는 편이 집중에 도움이 됩니다.
- 문서·파일 일원화: 메일 첨부와 개인 PC 저장을 최소화하고, 프로젝트 관련 파일은 모두 드라이브 한 곳에 모으는 기준을 팀 내에서 합의해 두면 좋습니다.
- 회의 전·후 정리: 회의 전에는 안건을 채팅·캘린더에 미리 공유하고, 회의 후에는 결정 사항과 할 일을 채팅방 상단이나 공지로 정리해두면 인수인계 부담이 줄어듭니다.
라인웍스는 계속 업데이트되면서 세부 기능이 조금씩 바뀌거나 추가되는 경우가 있으므로, 실제 화면에서 메뉴 이름과 위치를 한 번씩 살펴보면서 자신의 업무 방식에 맞게 조정해 나가는 것이 좋습니다. 처음에는 메신저처럼만 쓰다가도, 캘린더와 드라이브, 할 일을 차근차근 연동해 쓰다 보면 팀 전반의 일하는 방식이 자연스럽게 통일되는 경험을 하게 됩니다.