처음 피벗 테이블을 접했을 때, 수만 개의 판매 기록을 보고 막막했던 기억이 있습니다. 날짜도 너무 많고, 상품 종류도 복잡해서 그냥 보면 아무 패턴도 보이지 않았습니다. 그런데 피벗 테이블에서 ‘그룹화’ 기능을 활용하자, 복잡한 숫자와 글자들이 몇 개의 큰 묶음으로 정리되면서 흐름이 눈에 들어오기 시작했습니다. 월별 매출, 점수 구간별 인원, 제품군별 판매량이 단번에 보이니, 같은 데이터라도 완전히 다르게 느껴졌습니다.
엑셀 피벗 테이블의 그룹화 기능은 이렇게 흩어져 있는 데이터를 묶어서 보는 도구입니다. 날짜, 숫자, 텍스트를 적절히 그룹화하면 숨겨져 있던 패턴을 쉽게 발견할 수 있습니다. 아래에서 각 유형별로 차근차근 살펴보겠습니다.
피벗 테이블 그룹화란 무엇인가
피벗 테이블에서 그룹화는 비슷한 값들을 하나의 범주로 묶어 요약해서 보여 주는 기능입니다. 중요한 점은, 그룹화가 원본 데이터를 바꾸는 것이 아니라 피벗 테이블에서 보이는 방식만 바꾸는 것이라는 점입니다.
예를 들어, 하루하루의 판매 기록이 365줄이라면 날짜를 ‘월별’로 그룹화해서 12줄로 줄여 볼 수 있고, 학생 점수를 개별 점수 대신 ‘90점 이상’, ‘80~89점’과 같은 구간으로 묶어서 볼 수도 있습니다. 상품명을 직접 묶어서 ‘전자제품’, ‘가구’처럼 카테고리를 새로 만드는 것도 가능합니다.
1. 날짜 그룹화로 흐름 파악하기
날짜 데이터는 월별, 분기별, 연도별로 묶어서 볼 때 힘을 발휘합니다. 특히 매출이나 방문자 수처럼 시간이 흐르면서 변하는 데이터를 볼 때 유용합니다.
날짜 그룹화를 하기 전에 한 가지가 중요합니다. 원본 데이터에 있는 날짜 열이 엑셀에서 실제 ‘날짜 형식’으로 인식되어 있어야 합니다. 겉으로 보기에는 ‘2025-01-01’처럼 보여도, 텍스트로 저장되어 있다면 그룹화가 제대로 되지 않을 수 있습니다.
날짜 그룹화의 기본 흐름은 다음과 같습니다.
- 원본 데이터에 날짜 열이 있는지 확인하고 피벗 테이블을 만듭니다.
- 피벗 테이블 필드 목록에서 날짜 필드를 행 또는 열 영역으로 드래그합니다.
- 피벗 테이블 안에서 날짜가 들어 있는 셀 하나를 선택합니다.
- 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 ‘그룹’을 선택합니다.
- ‘그룹화’ 대화 상자에서 기준을 선택합니다.
날짜 기준으로 선택할 수 있는 대표 단위는 다음과 같습니다.
- 일: 날짜 하나하나를 기준으로 그룹화합니다.
- 월: 1월, 2월, 3월처럼 월별로 묶어 줍니다.
- 분기: 1분기(1~3월), 2분기(4~6월)처럼 3개월 단위로 묶습니다.
- 년: 2023년, 2024년처럼 연도 기준으로 묶습니다.
- 시간/분/초: 시간 정보까지 포함된 데이터라면 시간을 기준으로도 그룹화할 수 있습니다.
여기서 자주 쓰는 기능이 ‘여러 단위 선택’입니다. Ctrl 키를 누른 채 ‘년’과 ‘월’을 함께 선택하면, 먼저 연도별로 묶이고 그 안에서 다시 월별로 나뉘는 구조가 됩니다. 예를 들어, 2023년 아래에 1월, 2월, 3월이 차례대로 정리되고, 2024년도 같은 방식으로 보입니다.
예를 들어, 매출 데이터의 ‘주문일’을 ‘년’과 ‘월’로 그룹화하면 다음과 같은 분석이 가능합니다.
- 연도별 매출 규모가 어떻게 달라졌는지 확인
- 각 연도 안에서 어떤 달에 매출이 높고 낮았는지 비교
- 특정 달(예: 12월)에 매년 매출이 증가하는 패턴이 있는지 확인
엑셀 버전에 따라 화면이나 버튼 위치가 조금씩 다를 수 있지만, 전체적인 원리는 같습니다. 필요하다면 마이크로소프트 공식 설명도 참고해 보시면 도움이 됩니다: 피벗 테이블에서 데이터 그룹화 설명
2. 숫자 그룹화로 구간별 분석하기
숫자 데이터는 ‘몇 점대’, ‘얼마 가격대’, ‘몇 세 연령대’처럼 범위로 묶어서 볼 때 이해하기 쉽습니다. 이때 쓰는 것이 숫자 그룹화입니다.
숫자 그룹화를 할 때도 숫자 열이 실제 ‘숫자 형식’인지 확인해야 합니다. 숫자가 문자로 저장되어 있으면 그룹화 메뉴가 비활성화되거나 오류가 날 수 있습니다.
숫자 그룹화의 기본 절차는 다음과 같습니다.
- 숫자 열이 포함된 원본 데이터로 피벗 테이블을 만듭니다.
- 숫자 필드를 행 또는 열 영역으로 드래그합니다.
- 피벗 테이블에서 숫자가 들어 있는 셀을 선택합니다.
- 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 ‘그룹’을 선택합니다.
- ‘시작’, ‘끝’, ‘단위’를 설정합니다.
여기서 핵심은 ‘단위’입니다. 예를 들면 다음과 같이 설정할 수 있습니다.
- 단위를 10으로 설정: 0–9, 10–19, 20–29 … 이런 식으로 점수대를 나눌 수 있습니다.
- 단위를 10000으로 설정: 0–9999, 10000–19999, 20000–29999처럼 가격대 분석이 가능합니다.
예시를 하나 살펴보겠습니다. 시험 점수가 들어 있는 ‘점수’ 열을 단위 10으로 그룹화하면 다음과 같은 결과를 얻을 수 있습니다.
- 0–9점 학생 수
- 10–19점 학생 수
- …
- 90–99점 학생 수
- 100점 학생 수
이렇게 하면 평균 점수만 보는 것보다, 어느 구간에 학생들이 많이 몰려 있는지, 상위권과 하위권이 어느 정도 비율인지 훨씬 간단히 파악할 수 있습니다.
3. 텍스트 그룹화(수동 그룹화)로 카테고리 만들기
텍스트 그룹화는 엑셀이 자동으로 묶어 주는 방식이 아니라, 사람이 직접 항목을 골라서 묶는 방식입니다. 예를 들어 상품명, 과목명, 지역명처럼 종류가 많은 데이터를 ‘몇 개의 큰 범주’로 정리할 때 유용합니다.
텍스트 그룹화를 하는 기본 절차는 다음과 같습니다.
- 텍스트 열이 포함된 원본 데이터로 피벗 테이블을 만듭니다.
- 텍스트 필드를 행 또는 열 영역으로 드래그합니다.
- 피벗 테이블 안에서 묶고 싶은 항목을 Ctrl 키를 누르면서 둘 이상 선택합니다.
- 선택된 상태에서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 ‘그룹’을 선택합니다.
이렇게 하면 선택한 항목들이 ‘그룹1’, ‘그룹2’와 같은 이름으로 묶입니다. 여기서 다음과 같이 이름을 바꿔 주면 됩니다.
- 그룹 이름 셀을 선택합니다.
- 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 ‘그룹 이름 바꾸기’를 선택하거나, 셀을 두 번 클릭해서 직접 이름을 입력합니다.
예를 들어, ‘상품명’ 항목이 다음과 같다고 해 보겠습니다.
- 노트북, 울트라북, 데스크탑, 미니PC, 책상, 의자, 캐비닛
이때 다음처럼 그룹을 만들 수 있습니다.
- ‘노트북’, ‘울트라북’을 선택해 ‘노트북류’ 그룹으로 설정
- ‘데스크탑’, ‘미니PC’를 선택해 ‘데스크탑류’ 그룹으로 설정
- ‘책상’, ‘의자’, ‘캐비닛’을 선택해 ‘가구’ 그룹으로 설정
이렇게 그룹을 만들면, 피벗 테이블에 새로운 ‘그룹 필드’가 생기면서, 개별 상품 대신 ‘노트북류’, ‘데스크탑류’, ‘가구’별 판매량을 비교할 수 있습니다. 특히 상품 종류가 수십 개일 때, 큰 묶음으로 정리해서 보는 데 큰 도움이 됩니다.
주의할 점은 같은 항목을 여러 그룹에 겹쳐 넣지 않는 것입니다. 예를 들어 ‘노트북’을 ‘노트북류’ 그룹과 ‘컴퓨터류’ 그룹 두 군데에 동시에 넣고 싶어도, 같은 피벗 테이블의 하나의 그룹 필드 안에서는 그렇게 할 수 없습니다. 그럴 경우에는 원본 데이터에 별도의 분류 열을 만들어 피벗 테이블에서 그 열을 사용하는 방법을 고려해야 합니다.
4. 그룹화 해제하는 방법
그룹화해 놓은 것이 마음에 들지 않거나 다시 원래 데이터 모습으로 보고 싶을 때는 손쉽게 해제할 수 있습니다.
방법은 다음과 같습니다.
- 피벗 테이블에서 그룹화된 셀이나 필드를 선택합니다.
- 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 ‘그룹 해제’를 선택합니다.
날짜, 숫자, 텍스트 그룹화 모두 같은 방식으로 해제할 수 있습니다. 그룹화 해제를 해도 원본 데이터에는 영향을 주지 않으므로 안심하고 여러 방식으로 시도해 보셔도 괜찮습니다.
5. 그룹화할 때 꼭 확인해야 할 사항
그룹화를 제대로 활용하려면 몇 가지 기본 조건을 확인하는 것이 좋습니다.
- 데이터 형식 확인
- 날짜를 그룹화하려면 날짜 열이 날짜 형식이어야 합니다.
- 숫자를 그룹화하려면 해당 열이 숫자 형식이어야 합니다.
- 형식이 맞지 않으면 그룹 메뉴가 비활성화되거나 오류가 날 수 있습니다.
- 원본 데이터는 변경되지 않음
- 피벗 테이블 그룹화는 보고 방식만 바꾸는 것이므로 원본 시트의 값은 그대로 유지됩니다.
- 여러 단계 그룹화 활용
- 날짜에서 연도와 월을 함께 그룹화하면 연도 안에 월이 계층 구조로 들어가는 형태가 되어 분석이 훨씬 편리해집니다.
- 텍스트 그룹화 시 새 필드 생성
- 텍스트를 수동 그룹화하면 피벗 테이블 필드 목록에 새로운 ‘그룹’ 필드가 생깁니다.
- 이 필드를 행, 열, 필터 등 원하는 위치로 옮겨 다양한 방식으로 분석할 수 있습니다.
엑셀 피벗 테이블의 그룹화 기능은 일정에 따라 변하는 데이터, 점수 분포, 상품 분류 등 여러 상황에서 공통으로 활용할 수 있습니다. 처음에는 단계가 조금 낯설 수 있지만, 몇 번만 직접 따라 해 보면 복잡한 표를 한눈에 보이게 바꾸는 데 큰 도움을 주는 기능이라는 것을 느끼실 수 있을 것입니다.